Jak przebiega zarządzanie aktami przez archiwum?

Archiwa odgrywają kluczową rolę w przechowywaniu, zarządzaniu i udostępnianiu informacji. Działalność archiwów wpływa na wiele aspektów życia społecznego, gospodarczego i kulturalnego. W Polsce istnieje wiele archiwów, zarówno państwowych, jak i prywatnych, które dbają o zachowanie dziedzictwa narodowego i dokumentują historię kraju. W niniejszym artykule przyjrzymy się procesowi zarządzania aktami w archiwach, począwszy od ich gromadzenia, poprzez przechowywanie, aż po udostępnianie.

Przeczytaj również: Zarządzanie aktami - podstawowa usługa archiwum

Gromadzenie akt

Pierwszym etapem zarządzania aktami przez archiwum jest ich gromadzenie. Archiwa zbierają różne rodzaje dokumentów, takich jak akta urzędowe, dokumenty prywatne, fotografie, mapy czy nagrania dźwiękowe i wideo. Źródła tych materiałów mogą być różnorodne – od instytucji państwowych i samorządowych, przez organizacje społeczne, aż po osoby prywatne. W Polsce działają również specjalistyczne archiwa naukowe, wojskowe czy kościelne, które gromadzą dokumentację związana z konkretnymi dziedzinami życia. Jeśli chodzi o sprawne zarządzanie aktami, Wrocław to miasto, w którym działa renomowane archiwum.

Przeczytaj również: Specjalistyczne zarządzanie dokumentami w archiwum

Kwalifikacja i opis akt

Następnym etapem zarządzania aktami jest ich kwalifikacja i opis. Kwalifikacja polega na ocenie wartości archiwalnej dokumentów, czyli ustaleniu, które z nich mają trwałe znaczenie dla dziedzictwa kulturowego i naukowego. W Polsce obowiązuje tzw. Instrukcja kancelaryjna, która reguluje zasady oceny wartości akt oraz ich selekcji. Opis akt natomiast to proces identyfikacji, analizy i interpretacji informacji zawartych w dokumentach. Celem tego etapu jest stworzenie systemu informacyjnego, który umożliwi łatwe wyszukiwanie i odnalezienie poszukiwanych materiałów.

Przeczytaj również: Ile kosztują usługi archiwum?

Przechowywanie akt

Kluczowym elementem zarządzania aktami przez archiwum jest ich przechowywanie. Archiwa dbają o odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, takie jak temperatura, wilgotność czy zabezpieczenie przed szkodliwym działaniem światła. W Polsce obowiązują normy dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych, które zapewniają ich długotrwałe zachowanie. Ponadto archiwa stosują różne metody konserwacji akt, takie jak dezynfekcja, oczyszczanie czy naprawa uszkodzeń mechanicznych. W przypadku materiałów cyfrowych istotne jest również zapewnienie ciągłości dostępu do informacji poprzez regularne migracje danych na nowe nośniki.